7 Cara Membangun Layanan Customer Service yang Optimal

Layanan customer service adalah gerbang terdepan sebuah bisnis yang akan langsung berhubungan atau bertatap muka dengan pelanggan. Boleh dikatakan bahwa customer service ini menjadi wajah yang mencerminkan perusahaan atau toko tertentu. Sehingga, sangat perlu untuk mengetahui cara membangun customer service yang optimal dengan beberapa langkah berikut.  

Cara Membangun Layanan Customer Service yang Optimal

1. Adanya Pelayanan 24 Jam

Hal pertama yang harus diperhatikan adalah perusahaan bisa memberikan layanan customer service 24 jam dalam seminggu (24/7). Jadi, bisa memberikan layanan atau membantu kendala yang dialami oleh pelanggan secara cepat tanpa terhalang waktu libur. 

Sehingga para pelanggan bisa mendapatkan rasa tenang tanpa memikirkan masalah berlarut-larut. Maka pelayanan customer service yang selalu siap sedia selama 24 jam setiap hari adalah cara paling efektif. 

2. Usahakan untuk Membangun Komunitas

Selanjutnya adalah usahakan untuk membangun komunitas customer service agar dapat menyediakan ruang  interaksi untuk bertukar pengalaman dan pendapat antar customer. Selain itu, manfaat komunitas ini dibangun untuk memberikan rasa kekeluargaan dan membuat hubungan semakin erat antara perusahaan. Komunitas ini juga dibangun agar lebih mudah mengedukasi customer service mengenai produk baru dan mendapatkan feedback yang sangat berharga demi kemajuan perusahaan. 

3. Customer Jadi Aset yang Penting

‍

Mengapa menjadi aset penting bagi perusahaan? Customer service pasti memiliki database pelanggan secara lengkap dan detail. Di mana database ini nantinya bisa bermanfaat untuk berbagai keperluan perusahaan seperti  mengembangkan jejaring customer. Sebagai contoh, apabila perusahaan mengadakan promo khusus, dengan database yang dimiliki oleh customer service tentu bisa bisa mem-follow up pelanggan untuk menawarkannya. 

4. Penggunaan Media Sosial 

Penggunaan media sosial di era teknologi seperti sekarang ini sangatlah penting. Alasannya, karena sudah  hampir setiap orang memiliki akun media sosial yang dapat diakses kapanpun dan dimanapun. Selain gratis, keuntungan lain dari pemanfaatan media sosial media yaitu perusahaan dapat memberikan berbagai informasi penting secara real time kepada para pelanggan. Dan customer service juga dapat dengan cepat berinteraksi dengan pihak perusahaan untuk menyelesaikan berbagai kendala yang dihadapi secara cepat. 

5. Personalized Service

Sudah menjadi sifat dasar manusia bahwa mereka lebih suka berkomunikasi dengan seseorang secara pribadi demi menumbuhkan rasa rasa kekeluargaan dan nyaman. Jadi, pastikan customer service perusahaan menyebutkan dengan baik nama mereka saat menyapa pelanggan melalui telepon ataupun email. 

6. Tepati Janji Pada Pelanggan

Tak hanya pelanggan saja, tetapi hampir semua orang akan marah apabila janji yang diberikan kepada mereka tidak ditepati, bukan? Jadi, saat menawarkan sebuah produk atau menjelaskan sesuatu pastikan untuk realistis dan mengacu pada kenyataan. 

7. Buatlah Standar dan Selalu Konsisten

Terakhir adalah ada baiknya juga perusahaan membuat sebuah standar dan konsisten. Pastikan seluruh informasi dan perlakuan customer service pada pelanggan memiliki standar baku. Standar baku yang dimaksud yaitu customer service wajib memberikan pelayanan yang telah dibuat dan disetujui oleh perusahaan. Standar baku inilah yang harus dijalankan secara konsisten. Hal ini dapat memberikan kesan pada pelanggan bahwa perusahaan memiliki standar profesional dan service oriented.

Itulah beberapa cara membangun layanan customer service yang optimal. Jadi, pastikan kamu memenuhi beberapa hal di atas agar bisa membangun citra perusahaan baik di mata para pelanggan.  Baik offline maupun online, pastikan bahwa layanan customer service perusahaan selalu memberikan layanan yang terbaik. 

Kemudian, untuk bisa menunjang kemajuan bisnis, pastikan juga kamu menggunakan sistem berbasis digital dalam pengelolaannya, ya. Di mana kamu dapat menggunakan Youtap POS yang merupakan aplikasi kasir digital dari Youtap Indonesia.