5 Cara Mengatasi Komplain Konsumen dengan Tepat

Komplain dari konsumen merupakan salah satu bagian penting ketika menjalankan bisnis. Alasannya karena bisa dijadikan sebagai bahan evaluasi terhadap produk atau layanan yang kamu tawarkan. Namun, bagaimana cara mengatasi komplain konsumen dengan tepat? 

Cara Mengatasi Komplain Konsumen

1. Dengarkan Komplain atau Keluhan dengan Baik

Saat konsumen sedang menyampaikan komplain atau keluhannya, sebaiknya beri mereka waktu. Kemudian kamu sebagai customer service harus bisa berperan sebagai pendengar yang baik. 

2. Tunjukkan Sikap Empati Kepada Konsumen 

Apabila konsumen sudah selesai menyampaikan keluhannya, segera respon dengan kalimat yang menunjukkan rasa empati. Respon yang baik saat konsumen sedang menyampaikan keluhannya bisa dimulai dengan permintaan maaf, penyebab, dan informasikan bahwa perusahaan mengusahakan untuk lebih baik kedepannya. 

3. Ajak Konsumen Berbicara Lebih Dalam Tentang Keluhannya 

Mengajukan beberapa pertanyaan yang relevan akan membantu mengetahui akar keluhan lebih dalam. Apabila kamu mengetahui keluhan lebih dalam, tentu bisa memberikan alternatif pemecahan masalah atau solusi yang tepat. 

4. Tunjukkan atau Berikan Solusi yang Memuaskan Konsumen

Bila sudah menggali lebih dalam tentang keluhan konsumen, kamu sebagai customer service harus melakukan analisis secara cepat.  

Agar bisa menangani masalah konsumen secara cepat, sebaiknya cek kembali data-data apakah kamu sudah pernah mengalami hal yang sama sebelumnya. Jika sudah, solusi apa yang dulu pernah ditawarkan? Apakah solusi tersebut bisa efektif mengatasi komplain customer?  

Bila menurut catatan atau data, cara yang kamu terapkan terbilang berhasil, sebaiknya gunakan kembali solusi tersebut untuk konsumen.  

5. Cepat Tanggap Menangani Komplain Baru dari Konsumen

Namun, bila komplain yang dikeluhkan merupakan permasalahan baru,sebaiknya segera analisis dan berikan solusi tepat untuk mengatasinya. Pastikan penjelasan solusi disampaikan secara rinci dan lengkap sehingga konsumen bisa mengerti dengan jelas. 

6. Memberikan Solusi Terbaik

Pastikan solusi yang kamu tawarkan adalah yang paling baik. Terakhir sebelum menyelesaikan komunikasi dengan konsumen, sebaiknya lakukan konfirmasi apakah solusi yang diberikan dapat mengatasi komplain mereka. Hal ini bisa menjadi masukan atau pembelajaran perusahaan ke depannya.  

Kesimpulan

Jadi, ada baiknya kamu mengikuti beberapa hal di atas untuk mengatasi komplain konsumen, ya. Maka dengan begitu, kamu mampu mengelola konsumen agar tetap setia dengan bisnis. Kemudian, dalam pengelolaannya, pastikan juga untuk menggunakan Youtap POS yang sudah dilengkapi dengan berbagai fitur canggih. Selain itu, kamu juga bisa Mulai Usaha apapun dengan Youtap yang memiliki berbagai solusi terlengkap dan terpercaya.