Cara Pencatatan Transaksi Paling Cepat dan Rapi

Pencatatan transaksi dalam usaha penting dilakukan untuk memperlihatkan kesehatan sebuah bisnis. Memilih cara pencatatan transaksi paling cepat dan rapi akan memberikan banyak manfaat dan keuntungan dan tentu saja menghemat banyak waktu.

Pencatatan transaksi bagi usaha kecil tentu juga penting karena biasanya proses ini belum dilakukan secara sempurna. Akibat lemahnya pencatatan transaksi, pengusaha kecil seringkali membuat keputusan yang kurang tepat dalam bisnisnya. 

Mengapa pencatatan transaksi penting dilakukan, termasuk bagi usaha kecil? Meskipun teknologi sudah sangat membantu dalam proses pencatatan transaksi, namun pembukuan bisnis harus ditangani secara benar. Berikut alasannya mengapa pencatatan transaksi pada pembukuan menjadi penting:

• Memisahkan keuangan bisnis dan pribadi. Seorang pengusaha tidak bertanggung jawab secara pribadi atas utang atau masalah apa pun yang terkait dengan bisnis karena telah memisahkannya.
• Mengidentifikasi kesalahan lebih awal. Mengelola transaksi dan rekonsiliasi yang tepat menghindari masalah keuangan di kemudian hari.
• Menyederhanakan keuangan bisnis. Hal ini berkaitan dengan proses pajak dan bekerja sama dengan profesional pajak dapat menghemat uang.
• Mengawasi kesehatan keuangan bisnis . Keuntungan pencatatan transaksi dapat mengidentifikasi cara untuk meningkatkan atau mengubah proses.
• Pengorganisasian dokumen dan catatan. Catatan yang rapi bisa menyederhanakan proses seperti mengajukan pinjaman bisnis atau membeli peralatan baru.
  

Baca Juga : Cara Mudah Membuat Laporan Keuangan UMKM

Pendapatan yang diperoleh dari penjualan, pembayaran pajak, pendapatan bunga, penggajian, pengeluaran operasional, pinjaman dan investasi, semua bisa dicatat dalam pembukuan. Pencatatan ini membutuhkan dokumen atau bukti seperti tanda terima, faktur, pesanan pembelian, atau catatan keuangan lainnya tergantung jenis bisnisnya.

Pembukuan dan akuntansi hampir digunakan secara bergantian dalam lanskap bisnis.

Pembukuan melibatkan pencatatan transaksi keuangan sedangkan akuntansi termasuk menafsirkan, mengklasifikasikan, menganalisis, melaporkan , dan meringkas data keuangan.

Beberapa manfaat yang bisa diperoleh dengan melakukan pencatatan transaksi pembukuan yang rapi seperti: 

• Membantu dalam Penganggaran Secara Akurat: Pembukuan yang efisien membuatnya mulus untuk membuat dan memodifikasi anggaran. Dengan setiap pengeluaran dan pendapatan yang terorganisir dan tersedia di satu tempat, menjadi mudah untuk membuat keputusan keuangan.
• Persiapan Pajak: Dengan bantuan pembukuan dapat mengurangi kerumitan pengajuan pajak. Pencatatan transaksi dan pembukuan yang baik memenuhi peraturan pemerintah terutama peraturan tentang pajak
• Target Bisnis yang Jelas: Menetapkan target cerdas akan membutuhkan data masa lalu untuk menarik tren dan wawasan. Dengan menyimpan catatan transaksi atau pembukuan yang bersih, dapat menentukan tujuan bisnis dan mendorong pertumbuhan bisnis.
• Memberikan Ketenangan Pikiran: Saat pengusaha bisa melakukan pembukuan secara efisien, maka ia akan memiliki lebih banyak waktu untuk beristirahat dan tidak khawatir tentang entri yang terlewat dan akun yang berantakan.

Berikut adalah tips yang dapat membantu melakukan pembukuan salah satunya pencatatan transaksi supaya cepat dan rapih:

Baca Juga : Analisa Bisnis Katering Rumahan dan Cara Memulai

1. Memahami Akun Bisnis

Sebuah akun bisnis memiliki kumpulan akun keuangan seperti:

• Aset: pencatatan jumlah uang tunai dan sumber daya yang dimiliki oleh usaha kecil, misalnya, piutang, inventaris.
• Kewajiban: ini adalah kewajiban dan hutang yang dimiliki oleh bisnis, misalnya, hutang dagang, pinjaman.
• Pendapatan: uang yang diperoleh oleh usaha kecil, biasanya melalui penjualan.
• Pengeluaran: mengacu pada arus kas keluar dari bisnis untuk membeli produk atau layanan, misalnya, gaji, utilitas.
• Ekuitas: nilai yang tersisa setelah dikurangi kewajiban dari aset—mewakili kepentingan pemilik dalam bisnis, misalnya saham.

Sangat penting untuk memahami faktor-faktor ekonomi yang berperan dalam bisnis karena setiap usaha berbeda.

2. Menyiapkan Pencatatan

Catatan transaksi dalam buku fisik atau buku besar umum kini bisa digantikan dengan perangkat lunak dan alat otomatis. Ibarat membuat sebuah database buku besar secara virtual.

Ada tiga alat yang kini bisa dipakai untuk membuatnya:

• Spreadsheet ( Google Spreadsheet, MS Excel )
• Perangkat Lunak Pembukuan Berbasis Desktop ( QuickBooks Desktop )
• Perangkat Lunak Pembukuan Berbasis Cloud ( Wave, QuickBooks Online )

Google Spreadsheet merupakan alat mencatat transaksi yang bisa digunakan secara online. Selain google spreadsheet, berikutnya adalah perangkat lunak berbasis desktop, yang membutuhkan harga di muka yang tinggi. Tetapi alat itu terbatas pada beberapa sistem karena berfungsi offline.

Pilihan terbaik adalah perangkat lunak pembukuan berbasis cloud meskipun harus membayar biaya berlangganan per bulan karena juga memudahkan kolaborasi.

3. Catat Setiap Transaksi

Setiap transaksi debit dan kredit harus dimasukkan ke dalam sistem dengan benar dan di rekening tertentu. Jika tidak, saldo akun tidak akan cocok. Untuk mencatat transaksi, evaluasi akun yang akan dikredit atau didebet. Bukti transaksi adalah data yang sangat penting dan tidak boleh hilang.

Bukti transaksi merupakan dasar pencatatan dalam membuat pencatatan laporan keuangan sederhana bisa berupa nota, kwitansi, faktur atau  jenis bukti lainnya. Kini sudah ada aplikasi yang bisa dengan mudah mencatat setiap transaksi ini, salah satunya Youtap.

Beberapa transaksi mungkin ada yang belum tercatat atau transaksi terjadi di akhir saat tahap pembuatan laporan keuangan dan masih ada yang tidak sesuai dengan keadaan di akhir periode sehingga data tersebut  perlu dikumpulkan untuk membuat jurnal penyesuaian. Semua catatan ini akan digunakan untuk membuat laporan keuangan. 

Baca Juga : 5 Hal yang Perlu Dipelajari dari Aplikasi Kasir Online

4. Tentukan Akun Pembukuan

Menentukan akun pembukuan yaitu memilih apakah akan menggunakan pembukuan entri tunggal atau pembukuan entri ganda.

Pembukuan entri tunggal, mencatat semua transaksi sekali, baik sebagai pengeluaran atau pendapatan. Metode ini mudah dan cocok untuk usaha kecil yang tidak memiliki persediaan atau peralatan yang signifikan yang terlibat dalam keuangan mereka.

Pembukuan entri ganda, memasukkan setiap transaksi dua kali, baik sebagai debit dan kredit, untuk "menyeimbangkan pembukuan" antar akun. Meski lebih rumit, dapat mencegah kesalahan dalam pencatatan transaksi.

Sistem entri yang dipilih mempengaruhi cara mengelola keuangan dan cara kerja proses pembukuan Anda.

5. Menyeimbangkan Rekening Saldo

Sebuah neraca saldo yang tidak seimbang salah satunya bisa disebabkan karena kesalahan memasukkan data transaksi dalam buku besar atau salah membuat jurnal. Kesalahan membuat neraca seperti salah dalam menjumlahkan saldo, salah menulis angka, atau salah mencatat akun di debit dan kredit (tertukar). Ketidakseimbangan neraca saldo juga bisa terjadi karena salah membuat perkiraan. 

6.  Susun Laporan Keuangan

Laporan keuangan merupakan ringkasan kesehatan keuangan bisnis. Beberapa jenis laporan keuangan yang sudah umum yaitu:

• Neraca: laporan ini mencatat aset, kewajiban, dan ekuitas bisnis Anda selama periode tertentu. Ini berarti bahwa total aset Anda harus sama dengan kewajiban ditambah ekuitas. Neraca mengungkapkan apakah Anda perlu memperluas bisnis Anda atau menyimpan uang tunai.
• Laporan Laba Rugi (P&L): Laporan ini menunjukkan pendapatan, biaya, dan pengeluaran selama suatu periode (kuartal, tahun, dll.). Juga disebut laporan pendapatan, pernyataan ini membandingkan penjualan dan pengeluaran untuk membantu Anda membuat perkiraan.
• Laporan Arus Kas: Pernyataan ini mirip dengan laporan P&L, kecuali tidak termasuk entri non-kas (seperti depresiasi). Laporan arus kas membantu mencari tahu di mana bisnis menghabiskan, menghasilkan uang, kelangsungan hidup langsung, dan kemampuan finansial untuk membayar tagihan.

7. Gunakan Pencatatan Transaksi Online

Kini pencatatan transaksi yang mudah dan rapi bisa dibantu dengan aplikasi kasir online, salah satunya Youtap. Youtap membantu merekam data setiap transaksi penjualan yang bisa dilacak secara real time dan memberikan analisa laporan penjualan. Analisa  inilah salah satu kelebihan yang bisa kamu manfaatkan jika memakai aplikasi kasir online. Saat memulai bisnis atau saat ingin membuat laporan keuangan yang efisien, Anda bisa menjadi teman Youtap.

Youtap tak hanya digunakan untuk mengelola bisnis online,namun juga untuk semua bisnis yang Anda rintis dan kembangkan. Mulai daribisnis ritel, toko kelontong, restoran, kafe, barbershop, dan lain-lain bisadikelola secara online melalui aplikasi usahaYoutap. Yuk, download aplikasi Youtap di Google Play Storeatau Apps Store