5 Hal yang Perlu Dipelajari dari Aplikasi Kasir Online

Semua serba online di masa pandemi ini, tak terkecuali dalam cara berdagang. Tapi masih banyak juga pedagang atau pengusaha kecil yang belum memanfaatkan teknologi digital, salah satunya aplikasi kasir online karena belum tahu cara menggunakannya. Apa saja yang perlu dipelajari dari aplikasi kasir online?

Perubahan zaman dan adanya pandemi covid-19  telah menempatkan sistem perdagangan terutama dalam transaksi penjualan ke satu level yang berbeda. Kalau sebelumnya penjualan banyak dilakukan secara offline, sekarang pedagang harus menyesuaikan diri dan menjual produknya secara online. Belum lagi dalam hal kecepatan transaksi, dimana diperlukan waktu yang lebih cepat dengan proses yang lebih rumit pada saat transaksi agar produk sampai ke pelanggan dengan sempurna.

Selain alasan perubahan bentuk transaksi penjualan yang beralih ke sistem online, kelemahan para pedagang yang selama ini ada adalah pada lemahnya sistem pencatatan sehingga tidak memaksimalkan usaha.

Hal yang Bisa Dipelajari dari Aplikasi Kasir Online

Berbagai aplikasi usaha yang memiliki fitur kasir online atau POS (Point-of-Sale) kini hadir untuk membantu para pedagang, tidak hanya dalam rangka berjualan online, tapi juga untuk memaksimalkan usahanya. Apa saja yang perlu dipelajari dari aplikasi kasir online?

1. Mempelajari  jenis sistem aplikasi dan bagaimana cara kerjanya.
2. Mengetahui aplikasi yang paling cocok sesuai kebutuhan
3. Mempelajari cara pembayaran
4. Mempelajari cara memanfaatkan analisis laporan aplikasi untuk kemajuan usaha
5. Mempelajari tingkat keamanan penggunaan aplikasi

‍

‍

Baca Juga : 10 Ide Bisnis Online Dengan Untung Besar

1. Mempelajari Jenis Sistem Aplikasi dan Bagaimana Cara Kerjanya

Aplikasi kasir online adalah salah satu bagian dari sistem penjualan atau biasa disebut aplikasi POS (point-of-sale). Sistem POS adalah kombinasi perangkat keras dan perangkat lunak yang memungkinkan penjual menerima dan memproses pembayaran masuk. Aplikasi kasir online termasuk dalam perangkat lunaknya. 

Bagaimana sistem POS bekerja? Sistem point-of-sale memandu pelanggan melalui serangkaian langkah yang diakhiri dengan pembelian. Pertama, pelanggan memilih barang. Kedua, sistem POS akan memberikan harga.  Ketiga, pelanggan membayar dan keempat, sistem POS akan menyelesaikan transaksi. Jenis sistem POS seperti pada aplikasi kasir online tergantung produk apa yang dijual. Beberapa jenis diantaranya:
‍

• Sistem POS Restoran
  

Faktor terpenting saat memilih sistem POS restoran adalah kecepatan dan kemudahan penggunaannya. Antarmuka pengguna yang sederhana dan intuitif membantu mempercepat pesanan sambil meminimalkan kesalahan dan memastikan akurasi.

Untuk bisnis restoran biasanya harus pas perpaduan antara perangkat keras dan lunaknya sehingga antara pelayan restoran, juru masak atau manajer memberi umpan balik ke pelanggan secara sinergis. Analisa penjualan sangat penting, juga bisa memasukkan perbedaan penjualan berdasarkan shift pekerja. Analisa ini bisa digunakan untuk membuat produk rekomendasi dan mempersiapkan hingga belanja stok bahan yang lebih tepat.

• Sistem POS Ritel
  

Sistem POS untuk penjualan produk ritel. Kelebihan adanya aplikasi kasir online untuk perdagangan ritel yakni kemudahan membuat katalog produk, baik secara manual maupun menggunakan barcode.  Aplikasi juga memudahkan untuk mencari item produk tertentu dan harganya. Sistem POS ini juga memudahkan untuk dalam manajemen sekaligus pelaporan stok produk.

• Solusi POS Seluler (mPOS)
  

Solusi POS seluler memungkinkan Anda melakukan bisnis di mana saja, mPOS berjalan pada aplikasi di ponsel, laptop, atau tablet untuk memproses pembayaran.

•  Sistem POS Toko Kelontong & Toko Serba Ada
  

Biasanya untuk penjualan harian dengan produk cepat rusak seperti bahan makanan. Sistem ini memberikan kemudahan inventaris produk sehingga tidak sampai rusak atau busuk. 

 Baca Juga : 5 Tips Sukses Memulai Usaha Rumahan

2. Mengetahui Aplikasi yang Paling Cocok sesuai Kebutuhan

Sebelum menentukan penggunaan aplikasi, ada 3 pertanyaan dasar bagi penjual yang bisa diajukan ke diri sendiri:

• Apakah Anda membuka usaha baru? Kalau iya, maka cukup dengan aplikasi yang sederhana, mudah digunakan, dan akan menambah tingkat efisiensi pada bisnis.
• Apakah Anda meningkatkan dari mesin kasir lama? Jika sistem pencarian produk atau pembayaran yang dipakai sebelumnya kurang maksimal, bisa ditambahkan dengan fitur tambahan. Misalnya pada aplikasi Youtap, selain dengan fitur pintar bisa ditambahkan dengan pembayaran QRIS dan semua cashless. Apakah aplikasi juga bisa melacak penjualan, pencocokan laporan kasir dan pencocokan saldo rekening bank.
• Apakah Anda beralih dari sistem POS yang berbeda? Pikirkan tentang apa yang tidak bekerja untuk Anda dengan solusi Anda saat ini dan bagaimana sistem yang lebih baru dapat membantu menyelesaikan masalah tersebut.
  

Untuk memulai, penjual perlu mengetahui kebutuhan bisnis dan 4 langkah ini bisa membantu:

• Tentukan kebutuhan Anda

Ini adalah langkah paling kritis dalam kerangka kerja. Pertama, pahami dan tentukan dengan cermat persyaratan yang tepat untuk bisnis. Seorang penjual perlu memahami gaya operasinya, persyaratan perangkat keras dan perangkat lunak tertentu, dan itu akan membantu mengantisipasi kebutuhan di masa depan. Penting untuk diketahui bahwa industri Point of Sales berkembang pesat, dan mereka menambahkan fitur tambahan setiap saat.

• Bandingkan solusi POS

Sementara sebagian besar sistem terlihat sama di permukaan, beberapa fokus pada integrasi pembayaran yang ditingkatkan, sementara yang lain menawarkan manajemen inventaris yang lebih tepat.

• Manfaatkan demo atau uji coba gratis

Demo atau uji coba adalah satu-satunya cara untuk mengetahui apakah penjual dapat menggunakan sistem aplikasi ini setiap hari. Ini adalah tahap kritis, dan penjual harus mengenali apakah solusi yang dipilih benar-benar sesuai dengan sasaran. Uji coba pasti memakan waktu dan harus bisa diusahakan untuk tidak berhenti di tengah jalan.

• Negosiasikan dan pilih solusi terbaik

Beberapa pertimbangan pemakaian aplikasi harus didiskusikan dengan staf atau pekerja atau pada usaha kecil seperti warung, harus dibicarakan dengan anggota keluarga yang membantu. Satu hal terpenting dari semua pertimbangan adalah aplikasi harus mudah digunakan. 

3. Mempelajari Cara Pembayaran

Sistem pembayaran dengan QRIS merupakan salah satu faktor yang paling dipertimbangkan saat menggunakan aplikasi kasir online. Proses penjualan bisa dilakukan dengan menggunakan barcode scanner yang dalam hitungan detik saja bisa menginput kode barang. Aplikasi Youtap misalnya sudah mendukung barcode global standart ID Barcode seperti UPC-A, UPC-E, EAN-13, EAN-8, RSS-14, CODE-39, CODE-93, CODE-128, ITF, CODABAR, DATA-MATRIX, PDF-417. 

Saat memilih aplikasi kasir online, penjual harus memastikan bahwa aplikasi ditingkatkan dengan teknologi terbaru dan menerima semua bentuk pembayaran – kartu debit dan kredit – kartu strip magnetik, kartu chip serta UPI, kode QR, dll.

Beberapa hal lain yang perlu dipelajari dari aplikasi kasir online berkenaan biaya yang akan dikeluarkan adalah keamanannya terutama mengenai data pelanggan. Kecepatan aplikasi juga penting tidak hanya saat proses pembayaran tapi juga saat membuat atau mengirim kwitansi pembayaran baik digital atau fisik. Satu hal lagi yang terpenting, kerja sama dengan bank atau jaringan pembayaran online mana saja yang bisa dilakukan.

Beragam fitur misalnya di aplikasi Youtap seperti dalam fitur kasir klasik yakni kalkulator digital, riwayat transaksi, cetak struk sekali tap, pembayaran QRIS dan semua cashless. Selain laporan penjualan, Youtap juga bisa melakukan penyesuaian harga dan pajak. Pada fitur yang lebih mantap ada penyediaan custom receipt, open bill, menambah variasi dengan add on produk, dan masih banyak lagi. 

Baca Juga: 4 Jenis Alat Pembayaran Non Tunai untuk UMKM

4. Mempelajari Cara Memanfaatkan Analisis Laporan Aplikasi untuk Kemajuan Usaha

Salah satu kelemahan usaha dagang terutama usaha rumahan adalah dalam hal pencatatan dan pembuatan laporan penjualan. Hal ini bisa diatasi dengan aplikasi kasir online. Beberapa kelebihan aplikasi kasir online seperti:

• Memiliki penyimpanan laporan keuangan

Alasan utama mengapa penjual harus menggunakan aplikasi kasir online adalah untuk memudahkan dalam membuat laporan keuangan. Sebelum memakai aplikasi, kasir harus mengunggah file laporan penjualan secara manual. Berbeda menggunakan aplikasi kasir online, file laporan penjualan bisa langsung terunggah di cloud storage atau penyimpanan awan media aplikasi. Penyimpanan ini mempermudah melakukan backup laporan keuangan secara cepat.

Baca Juga : 7 Tips Jitu Memulai Usaha Toko Kelontong

• Pembukuan Penjualan Bisa Lebih Akurat 

Akurasi yang tinggi tentu saja dibutuhkan dalam menjalankan bisnis, terutama jika bisnisnya  berskala cukup besar. Salah sedikit saja dalam proses pembukuan usaha tentu saja bisa berdampak terhadap kerugian. Laporan ini juga bisa real time. Aplikasi kasir online, anda bisa meminimalisir kesalahan yang terjadi pada saat proses pembukuan dan pencatatan penjualan.

• Pencatatan Stok Barang Otomatis.

Transaksi uang yang masuk dan keluar, proses pencatatan stok barang di gudang bisa dilakukan dengan cepat dan otomatis serta dengan tingkat akurasi yang tinggi jika anda memilih menggunakan aplikasi kasir online. Selain itu, pengelolaan bisnis bisa dilaksanakan dari jarak jauh.

Pada beberapa kasus, pedagang yang tidak memiliki pencatatan penjualan yang akurat akan mencampuradukkan pengelolaan keuangan pribadi dan usaha. Kesalahan pencatatan jika dilakukan secara manual akan membuat kas uang menguap untuk pengeluaran yang tidak semestinya. Hal ini sangat dibantu dengan aplikasi kasir online.

‍

Baca Juga: Program Kasir Gratis, Apa Kekurangan dan Kelebihannya?

‍

 5. Mempelajari Tingkat Keamanan Penggunaan Aplikasi

Keamanan dalam penggunaan aplikasi sangat berpengaruh terhadap kepercayaan pemakai kepada penyedia aplikasi.  Penyedia aplikasi dituntut untuk melakukan pencegahan akses tidak sah ke sistem pembayaran elektronik oleh individu yang biasanya ingin mencuri data pribadi pelanggan seperti informasi kartu kredit. Keamanan POS bertujuan untuk menciptakan lingkungan yang aman bagi pelanggan untuk menyelesaikan pembelian dan transaksi mereka.

Saat hackers bisa melakukan infiltrasi, penyerang ini memasang malware yang menyebar hingga dapat mengakses memori sistem dan mengumpulkan data yang diinginkan. Beberapa hal yang bisa dilakukan pengembang aplikasi seperti:

• Melakukan enkripsi semua data POS saat masuk dan dekripsi hanya saat mencapai pemroses pembayaran. Selalu menggunakan kata sandi yang rumit dan aman, serta autentikasi dua faktor.
• Menerapkan daftar putih aplikasi, yang memungkinkan hanya aplikasi yang diperlukan untuk berjalan pada sistem POS. Aplikasi apa pun yang biasanya dapat menambah risiko, seperti browser web atau email, diblokir, sehingga mencegah infeksi malware melalui saluran ini.
• Memperbarui perangkat lunak POS dengan menginstal pembaruan perangkat lunak, yang sering kali berisi patch keamanan penting yang diterapkan sebagai akibat dari kerentanan yang baru ditemukan. Manajemen patch sangat penting untuk sistem yang aman.
• Melakukan pengujian kerentanan secara teratur untuk mengidentifikasi kelemahan dan selalu memantau aktivitas dalam sistem. Menjalankan perangkat lunak antivirus secara terus menerus, secara berkala memindai sistem untuk mencari file berbahaya.
  

Salah satu Fintech pembukuan digital, Point of Sales (POS), dan payment gateway besutan PT Mitra Digital Sukses yaitu Youtap Indonesia telah memberikan layanan kepada 150.000 usaha di seluruh Indonesia. Jumlah ini salah satu gambaran kepercayaan pemakai aplikasi, selain dari fitur layanannya, juga tingkat keamanannya. 

Kelebihan menggunakan aplikasi usaha Youtap yang bisa diunduh langsung di PlayStore dan AppStore ini bagi pengusaha, selain memudahkan pembayaran dengan QRIS, transaksi juga tercatat otomatis, data penjualan bisa dianalisis untuk menentukan strategi penjualan berikutnya. Jadi gunakan Youtap ya supaya pembayaran lancar dan bisnis juga lancar.